Как найти свое решение цифровизации в HR?
Директор по развитию digital-агентства УЛЕЙ Александр Григорян дал развернутое интервью журналу «Управление персоналом».
Александр, вы занимаетесь digital-трансформацией российских компаний. Можете рассказать об основных трендах, которые видите?
Общаясь с управленцами крупных и средних российских компаний, мы действительно сталкиваемся с запросами от компаний, которые можно объединить в тренды.
Первый - это повышение ценности кадров и управления человеческими ресурсами. Компании будущего обеспечивают постоянный непрерывный процесс развития сотрудников и очень динамично подстраиваются под изменения. Например, компания открывает новый продукт и сразу развивает нужные компетенции у себя в коллективе.
Учредители и генеральные директоры ждут, что HR-служба сможет создавать команды под определенные запросы бизнеса внутри своей компании. Например, появился новый проект, требующий команду людей с уникальным набором компетенций. В этом случае HR-служба должна быстро оценить имеющиеся человеческие ресурсы и точно понимать, какого сотрудника можно дополнительно обучить под новые функции. Речь, конечно, идет не о маленьких проектах, а о долгосрочных больших задачах. Важно иметь очень быстрый поиск по компетенциям, сопоставление их с новыми задачами. Здесь должна быть тесная интеграция с потребностями бизнеса в данный момент времени. Это важно для воплощения стратегии компании.
К тому же HR-служба должна работать на опережение, а не по схеме «сотрудник нужен уже вчера, нам его никак не найти, придется покупать за большие деньги у наших конкурентов». Нужен вариант планомерной подготовки сотрудника. Стратегия работы компании должна быть тесно связана со стратегией HR-отдела.
А HR-службы готовы к таким изменениям?
Далеко не всегда. И с этим связан второй важный тренд, с которым мы постоянно сталкиваемся: цифровизация основных процессов в компании, в том числе в HR.
Без внедрения цифровых систем, снимающих с сотрудников рутинную работу, переход на новый формат работы практически невозможен. Мы постоянно общаемся с HR-директорами крупных и средних российский компаний, поэтому прекрасно знаем об их тотальной занятости. Новые задачи приходят практически ежедневно, хотя старые с них тоже никто не снимал. Очень большая часть людей, работающих в отделе по подбору персонала, занимаются переписыванием и перекладыванием бумажек, ищет информацию вручную. Это не позволяет развивать и быстро отрабатывать по реально нужным задачам. Сами HR это понимают, но деться никуда от этого не могут.
Сейчас часто говорят о тренде смены поколений. Говорят ли об этом на встречах с Вами управленцы?
Да, однозначно такой тренд тоже есть. Даже если сегодня это не так, то завтра во всех компаниях будет работать поколение Y, а это значит, что подход к управлению людьми должен меняться. Геймификация процессов, диджитализация и активное использование мобильных технологий - всё это помогает создавать правильную мотивацию внутри коллектива. Нужно обеспечить возможность создания распределенных команд и удаленных сотрудников. Многие творческие люди хотят работать в свободном режиме. Для нового поколения это нормально и не значит, что они будут работать хуже без привычных средств контроля рабочего дня. Мы много работаем с изменениями в определении показателей продуктивности. Самый частый запрос - уход от отчётности количества отработанного времени к измерению показателей достижения поставленных целей.
Но, кроме прихода нового поколения, есть и ещё один не менее важный процесс: сопряжение разных поколений. Пенсионный возраст изменился, люди остались на своих рабочих местах. Это высококвалифицированные, опытные и ценные сотрудники с уже сложившимся стилем работы. В выстраивании комфортного рабочего процесса нельзя ориентироваться только на поколение Y. Внедрение всех новых систем должно сопровождаться несколькими этапами обучения. Кроме того, чем меньше разных digital-систем используется, тем лучше. Идеально, если вся работа строится в системе “одного окна”, в одной оболочке. Такой вариант подходит представителю любого поколения: не нужно запоминать много паролей, привыкать к разным интерфейсам, переключаться между сервисами, дублировать информацию и т.д.
Операционные директора стараются выбирать максимально гибкие системы работы, которые можно например использовать как на компьютере, так и на мобильном телефоне. Кроме того, такие системы должны иметь возможность быстрых обновлений и добавления новых функций без перехода на другое программное обеспечение. Технологии должны подстраиваться под людей, а не наоборот, это важно.
Как HR-специалисту инициировать работу по цифровой трансформации?
Скорее всего, читатели журнала “Управление персоналом” уже пробовали сами что-то автоматизировать, складывать резюме в облачные диски, сохранять в Excel и т.д. Когда они сталкивались с тем, что им нужно отрабатывать какой-то процесс и понимали, сколько времени у них уходит на эту задачу, возможно, они задумывались, что хорошо бы было нажать пару кнопок и это автоматически произошло. Проблема в том, что зачастую у HR нет видения, как это может работать, у него есть просто боль.
Первое с чего нужно начать - это осознание. Если есть рутина, значит нужно что-то автоматизировать. Это правило работает в подавляющем большинстве случаев, даже вне HR или вообще бизнеса. Если есть задачи, которые повторяются, или задачи, которые нужно делегировать, то это однозначно зоны для приложения усилий по автоматизации.
Следующий шаг - выбор IT-решения. Тут варианта всего три :
1. Ставить задачу IT-специалистам и писать что-то для себя. Это отличное решение для тех, кто не верит ни в одно из готовых решений на рынке или имеет очень узкую и специфическую специализацию с действительно уникальными бизнес-процессами. Минусом такого варианта является сложность доработки, обновлений и интеграции с другими системами. Нужен большой IT-отдел, который будет работать только на развитие этой системы.
2. Использование внешних сервисов. Этим вариантом сейчас пользуются активнее всего. Это быстро, можно сразу увидеть весь готовый функционал и запустить работу буквально одним кликом. Проблемой здесь является отсутствие возможности кастомизации (переделки под себя) и необходимость постоянно перемещаться между сервисами, переносить информацию сразу в несколько систем, запоминать пароли, зависеть от нескольких разных служб тех. поддержки и т.д.
3. Работа на основе максимально приближенного решения, которое можно “допилить” под себя. Это “одно окно”, в котором есть все необходимые базы знаний, структуры подчинения (с отделами, юрлицами и полными должностями), CRM-системы и даже корпоративный университет. Минусом такого решения является необходимость привлечения сторонних компаний и относительно долгая настройка. Кроме того, это относительно дорогой и долгосрочный вариант: сторонней компании придётся провести глубокую аналитику бизнес-процессов, выстроить систему, обучить сотрудников и т.д.
Как HR поговорить с IT-специалистом о том, какая система вообще нужна? Как обозначить эту задачу?
Ему нужно разговаривать со специалистом, который понимает бизнес-процессы. Скорее всего, не с IT-директором (как правило, IT-директор не понимает HR-процессов), а с операционным или генеральным. Некоторые компании ввели новую должность - директор digital-трансформации. Если вам повезло и вы работаете в такой компании, то первое, что вы должны сделать - это проговорить свои боли с ним.
Это может быть задача как на избавление от рутинных процессов, так и на выстраивание цифрового корпоративного университета или автоматизация управления компетенциями, управления талантами, HR-аналитики, оценки персонала и т.д. Сформулируйте задачу своими словами, если ничего из перечисленного вам не подходит. На рынке сейчас представлена масса решений, вам точно будет из чего выбрать.
Ну, и последний вопрос. Что бы вы посоветовали HR-директорам, которые задумываются о трансформациях?
Все HR-директора, с которыми сотрудничает агентство, - это умные, продвинутые люди, которые стремятся к постоянному саморазвитию и сами прекрасно понимают, как важно иногда остановится, чтобы “заточить пилу”. Посмотрите проблеме в лицо и сформируйте свои личные запросы к процессу трансформации. Вы играете всё более важную роль в бизнес-процессах, так что не бойтесь делать первый шаг упрощая жизнь себе и сотрудникам компании.