ВНЕДРЕНИЕ КОРПОРАТИВНОГО ПОРТАЛА БИТРИКС24

Для чего это и как проводится

Проводится для проработки:
1. Целей внедрения;
2. Возможностей, которые может получить компания при внедрении;
3. Задач;
4. Проблем, которые нужно решить.

Собирается исходный список вопросов для обсуждения от наиболее активных участников со стороны заказчика (если что, у нас есть "рыба"). Затем в режиме очных либо скайп встреч производится интервьюирование: обычно группами, но некоторые вопросы могут обсуждаться и индивидуально с их автором.

Что если не привлечь топов?

Сотрудники не будут пользоваться новой системой, если там нет руководства.

Руководитель отдела продаж должен отслеживать макро-показатели по продажам и точечно углубляться в проблемные места. У него для этого должно быть настроено рабочее место в CRM: dashboard и отчеты. Тогда сотрудники будут понимать, что с них спрашивают в соответствии с данными, которые есть в CRM - у них будет стимул вести её.

У руководителей других подразделений контроль исполнительности может осуществляться по dashboard-ам задач и соответствующих отчетов, по запущенным бизнес-процессам и просрочкам в них.

Устав проекта используется для:

1. Определения сферы, целей, ограничений, участников и их полномочий;
2. Выявления рисков раннем этапе и составления плана/действий по их снижению;
3. Описания организационного процесса;

Матрица требований

При проведении брифингов обычно выявляется много пожеланий, которые либо расходятся у разных интервьюверов, либо исходно отсутствовали, либо озвучивались в иной интерпретации. Их все необходимо собрать вместе и приоритезировать - какие-то более критичны для первичного запуска новой системы, какие-то менее, какие-то более затраты по реализации, какие-то менее.

На основе матрицы требований принимается взвешенное коллегиальное решение.

Как описываются выявленные процессы

В процессе аналитики составляются схемы бизнес-процессов As Is, т.е. как они сейчас протекают в компании. Схемы могут быть в нотациях BPMN 2.0, но не обязательно, главное чтобы клиент их понимал и мог подтвердить что именно так они протекают (должны протекать, т.е. идеальный процесс). Эти схемы помогают всем участникам понимать друг друга в разрезе целей и требований, и возможно средств их достижения (однако это больше уже относится к шагу "Проектирование").

В данную работу не входит консалтинг по улучшению бизнес-процессов и тем более их выстраивание, но на этапе проектирования мы конечно же предлагаем как лучше всего переложить процесс(ы) на систему, чтобы они были наиболее понятны и удобны сотрудникам, и контролируемы для руководства.

Что это даёт

Анализ коммуникаций коллег вне систем и регламентов, т.е. анализ запросов друг к другу. Например, одно из подразделений сообщает, что не получает ответы на запросы от других подразделений в срок или нужном объеме. Или большинство руководителей отмечает, что подчиненные не соблюдают договоренности о поручениях. Таким образом, анализ коммуникаций необходим как для горизонтальных (подчиненный - подчиненный), так и для вертикальных (подчиненный - руководитель) связей.

Что это и что даёт

Основная его задача - выявить, к каким устройствам, приложениям и онлайн-сервисам привыкли пользователи, что им в них нравится, какие детали наиболее приятны в использовании. Это важно при разработке интерфейса с нуля или при глубокой доработке. В целом анализ цифровых привычек проводится для адаптации интерфейса под определенные нужды клиента и помогает ускорить запуск портала.

Когда проводится

Технический анализ проводится когда планируется интеграция Битрикс24 с какой-либо другой внешней системой (1С, Телефония, Сайт, AD, и т.п.). Чем больше систем и планируемых потоков обмена между ними, тем больше закладывается времени на этот анализ.

Что является результатом

В результате анализа составляется схема, на которой отражается:
1. Системы, их версии / конфигурации / уровень кастомизации;
2. Объекты систем, которые планируются к обмену;
3. Потоки обмена, как минимум однонаправленный обмен или двунаправленный;
4. Цветовая индикация состояния:
4.1. Что уже есть и не требует изменений;
4.2. Что есть, но требует изменений;
4.3. Чего нет и нужно разрабатывать;
4.4. Что есть, но нужно удалить;
5. Нюансы, комментарии, аннотации, ссылки на имеющуюся документацию.

Итоговый (сводный) отчет по проведенной аналитике содержит всю собранную выше, структурированную информацию, формулируется (переформулируется) цель проекта и производится презентация заинтересованным лицам Заказчика.

Что значит "Запуск"

1. E-mail и SMS рассылка;
2. Видеоролик с речью руководителя компании о смысле внедрения, плюcах нового инструмента и как это упростит коммуникацию сотрудников компании;
3. Оффлайн-информирование. Плакаты в рабочем пространстве с сообщением о внедрении корпоративного портала. Например: "В нашем корпоративном портале есть бесплатная библиотека", т.е. информирование о конкретных инструментах / возможностях портала;
4. Собрание сотрудников руководством для информирования о внедрении корпоративного портала и работе с ним.