Как автоматизировать планирование отпусков для 4000 сотрудников с помощью Битрикс24. Кейс AP TRADE
Планирование графика отпусков может стать проблемой для компании со штатом в несколько тысяч человек, работающей в разных часовых поясах. Как автоматизировать этот процесс в распределённой организации? Рассказываем на примере компании AP TRADE.О компании
AP TRADE — крупнейший дистрибьютор на территории Дальнего Востока, Сибири и Урала. Компания предоставляет комплекс услуг: от доставки и адресного хранения до управления заказами и отслеживания движения товаров.
В AP TRADE работают 4000 сотрудников в 8 часовых поясах.
После объединения трёх организаций, к команде присоединились более 2000 человек со различными корпоративными традициями и уровнем цифровизации. Как следствие на решение HR-вопросов стало уходить значительно больше времени, потребовалась комплексная HR-аналитика.
В чём проблема?
В результате расширения компании планирование графика отпусков на 4000 сотрудников в Excel стало непосильной задачей. Появилась необходимость автоматизации процесса, чтобы исключить формальный подход и избежать неудовлетворительного исполнения.Как было?
До появления единого информационно-коммуникационного пространства HR-специалист:- ставил руководителям задачи по планированию графика отпусков;
- контролировал сбор информации со всей компании, вручную вносил данные в таблицу Excel и 12 000 строк в 1С:ЗУП;
- распечатывал и подписывал графики отпусков всех сотрудников;
- за 2 недели «до» уточнял, точно ли отпуск состоится;
- писал заявление и направлял на подпись сотруднику;
- при переносе заполнял заявление и передавал на подпись сотруднику.
Что изменилось после внедрения портала?
Сотрудники начали получать автоматическое оповещение о запуске бизнес-процесса и заполнять график в установленном порядке: сперва младшие должности, следом руководители, после — топ-менеджеры.Заполнение графика и передача информации в 1С:ЗУП также стало автоматическим. Теперь сотрудник получает уведомление об отпуске за 3 недели до указанной даты, которую он может подтвердить или перенести.
Как планируются отпуска сейчас
- Бизнес-процесс «Планирование отпуска» запускается автоматически каждый год 1 ноября.
- Сотрудник заполняет даты в онлайн-интерфейсе. Это позволяет ему видеть оставшееся количество дней на отдых, а компании — контролировать сроки.
- Автоматическое формирование графика.
Что в результате?
С января по март 2022 года количество «неотгуленных» отпусков в AP TRADE сократилось на 20%. Сотрудники стали чаще отдыхать, улучшился эмоциональный фон в коллективе, повысилась продуктивность и уменьшилось избыточное депонирование средств в компании.Автоматизация позволила:
- сократить трудозатраты на составление графика отпусков;
- чётко соблюдать трудовое законодательство;
- контролировать «накопительство» отпускных дней;
- дисциплинировать сотрудников;
- упростить процесс переноса отпуска и сократить число случаев изменения графика;
- снизить затраты, в том числе на бумагу.