Санкт-Петербург
  • Санкт-Петербург
  • Москва
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 648-23-34
БИТРИКС24

ЗАДАЧИ VS ЗАДАНИЯ В ПРОЦЕССАХ ЖИВОЙ ЛЕНТЫ НА ПРИМЕРЕ КЕЙСА «БУШЕ»

Задачи vs Задания в процессах живой ленты на примере кейса «Буше»

Бизнес-задача «Буше»  

Клиент поставил перед агентством задачу автоматизировать свои процессы в Битрикс24. Особенно важно для «Буше» управлять выводом новой продукции. Нужно строго следить за сроками, фиксировать сорванные дэдлайны и их причины. В общем, дать руководству инструмент контроля несколькими запущенными в разработку новинками.

Прежде чем рассказывать, как мы решили задачу «Буше», разберемся с терминологией.

Знаю терминологию, хочу пропустить терминологию и читать статью

Бизнес-процесс – это маршрут, по которому должен пройти документ, а задания бизнес-процесса – это шаги маршрута, на которых пользователь должен выполнять определенные действия.

Варианты документов бизнес-процесса:

  1. Элемент CRM:
  • лид;
  • сделка;
  • контакт;
  • компания.
  1. Элемент информационного блока:
  • процессы живой ленты в публичной части;
  • универсальные списки в публичной части;
  • бизнес-процессы организации в публичной части;
  • файлы из библиотеки документов в публичной части (файлы из общего диска компании);
  • любой информационный блок в административной части.

Пользователи бизнес-процессов – сотрудники компании с распределением ролей, которые определяются настройками и маршрутом бизнес-процесса.

В стандартной поставке Битрикс24 есть четыре вида заданий:

  • запрос дополнительной информации;

  • запрос дополнительной информации (с отклонением) – появился недавно в версии 16.5.0 модуля Бизнес-процессы;

  • ознакомление с документом;

  • утверждение документа.

Так задания выглядят на схеме в дизайнере бизнес-процессов:

В стандартной поставке Битрикс24 есть четыре вида заданий

Видно, что два из четырех типов заданий подразумевают разветвление (разные пути маршрута) в зависимости от выбора пользователя.

Все эти задания и их использование рассмотрены в официальной документации курса Бизнес-процессы (Создание и настройка бизнес-процессов -> Действия ->  Задания), поэтому углубляться не будем.

Чем задания лучше задач, чем хуже?

Есть естественное желание при организации рабочего процесса использовать для постановки подчиненным задач модуль “Задачи”. Верным ли будет это? В каком случае надо использовать задания модуля “Бизнес-процессы”? Для этого сведем в таблицу ряд преимуществ для сравнения и потом разберемся.

Преимущество Задания БП  Задачи
Уведомления о том, что пришла новая задача Нет* Есть
Уведомления о том, что наступил срок выполнения задачи
Нет Вручную
Уведомления о том, что наступила просрочка
Нет Нет
Возможность делать цепочки параллельных заданий/задач
Есть
Есть
 Возможность делать цепочки последовательных заданий/задач  Есть  Нет
Возможность передавать данные из предыдущего задания/задачи в последующую
Есть Нет
Структурированность данных результата выполнения
Есть Нет

*Нет встроенной нотификации в уведомления бизнес-чата и/или на почту, есть только “счетчик” в левом меню. Когда появились процессы в живой ленте, с нотификацией стало лучше, но если живая лента быстро пополняется новыми записями, то пользователь также легко может упустить «прилетевшее» ему задание по процессу

Задания бизнес-процессов и задачи отличаются по функциональности. Задачи – это инструмент, свободный от строгой структуры, протекающих бизнес-процессов, их последовательности и взаимосвязи. Все, что нужно для постановки задачи – это ответственный и название задачи. Пользователи ставят себе задачи, используя их просто как список дел на день/неделю. Невозможно не дать пользователю поставить или завершить задачу, не приложив каких-либо файлов или данных. Нельзя автоматически контролировать корректность названия, описания задачи или других вводных данных. Все это является и плюсами, и минусами одновременно.

Плюс в том, что можно быстро поставить задачу, а потом заполнить описание. Минус в том, что большинство этого не делает. В итоге задачи ставятся некорректно: ответственному непонятно, что нужно сделать. Это влияет на дисциплину и на удовлетворенность сотрудников, тем как им ставятся задачи. Руководители огорчаются результатами. Частично проблема некорректной постановки задач решается шаблонами, но связать несколько последовательных задач в одну цепочку невозможно.

Задания бизнес-процессов и бизнес-процессы в целом отличаются от задач:

  • могут выстраиваться в зависимые последовательные цепочки;

  • одно ожидает выполнения другого;

  • данные передаются от одного задания/процесса к другому;

  • пользователю можно запретить завершить задание, пока он не внес нужные данные.

Ведь можно ставить задачи через бизнес-процесс. Это не решает вопроса, когда нужно последовательно вести процесс?

Верно. Задачи запускаемые из бизнес-процесса могут идти последовательно. Но к чему это ведет?

  1. Если ставить задания, вся цепочка действий (кто, что и в какой последовательности делал) видна в живой ленте, текущие задания выполняются там же. Если поставить задачу, исполнитель работает с ней в другом интерфейсе, уходит от процесса в живой ленте.

  2. Все комментарии и данные, которые он приложит к задаче, там и останутся, так как к ним нет доступа из бизнес-процесса. Работать с данными на следующих шагах не получится.

То есть это возможно, но неудобно.

И задачи, и задания без напоминаний о сроках теряются. Как быть?

Конечно, люди не роботы, и появление счетчика в левом меню не цепляет глаз. Если их там более пятидесяти, добавление еще одного задания не отображается:

Появление счетчика в левом меню не цепляет глаз, особенно если их там висит более 50-ти

Задания – это один тип действий в конструкторе бизнес-процессов Битрикс24, а уведомления – другой тип. Их просто нужно комбинировать.

Постановку задания по бизнес-процессу нужно обязательно сопровождать уведомлением сотрудника. Если он не увидит уведомление в бизнес-чате, оно отправится к нему на почту (все это в соответствии с индивидуальными настройками уведомлений в портале).

Желательно уведомлять людей не только о том, что пришло новое задание, но о сроках выполнения, просрочке. Можно оповестить о сорванном дедлайне руководителя оплошавшего сотрудника.

Как контролировать исполнительную дисциплину сотрудников при использовании заданий?

Напомним — бизнес-процессы не действуют сами по себе. Они обслуживают какую-то сущность — одну из четырех сущностей CRM — или информационные блоки. Инфоблоки в Битрикс24 используют в нескольких ипостасях. Одна из наиболее полезных – процессы в живой ленте.

Рассмотрим длительный во времени процесс (месяц и более) из множества последовательных действий (заданий) и небольшой части параллельных. Для примера можно взять процесс ввода/вывода новой продукции нашего клиента «Буше» (сеть пекарен). Это регламентированный процесс длительностью 42—46 рабочих дней, который постоянно нарушался; его было трудно контролировать без средств автоматизации. Сотрудники вели процесс через электронную почту, регламент существовал только на бумаге, и каждый участник процесса должен был помнить, сколько дней отведено на этап. Кто-то забудет отправить письмо, кто-то — назначить совещание, и сроки регламента сорваны. Это замедляло вывод новых продуктов и отрицательно влияло на финансовые показатели.

Руководству нужно было видеть:

  • на каком этапе находится запуск той или иной новинки;

  • на ком «висит» задача;

  • был ли уже допущен срыв срока, кем, на каком этапе и на сколько дней.

Процесс должен высчитывать сроки каждого ключевого этапа, следить за исполнением этих сроков, фиксировать даты их исполнения в сводной таблице, собирать лог срыва сроков и причин.   

Постановка задач в Битрикс24 здесь не поможет. А вот процессы в живой ленте могли помочь «Буше».  

Ключевых этапов в процессе было выявлено 11, а общее количество заданий, раздаваемых в ходе процесса подчиненным и службам, — порядка 50. Часть заданий ставится в цикле с проверкой условия выхода из цикла. В конце самой важной части процесса — выхода продукции в продажу — участникам комиссии рассылается отчет со сводкой по срокам.

Ниже приведена часть блок-схемы из бизнес-процесса проекта нашего клиента, посвященной обслуживанию одного задания. На схеме он называется  «Определение даты дегустации».

Блок-схема контроль срока и отправка уведомлений по заданию БП

Основную часть блок-схемы занимает параллельный процесс из двух веток. Левая ветка несет в себе само задание, обработку срока после его выполнения и запись в лог. Правая ветка предназначена для отправки уведомлений о поступившей задаче, наступившем дедлайне и ежедневном уведомлении о просрочке. Перед блоком с двумя параллельными ветками идет вычисление календарного срока для задания.

Эта блок-схема будет работать в облачной версии Битрикс24?

Да! И это дополнительное преимущество этой схемы — в ней нет ни грамма PHP-кода.

А прочитавшим статью до конца бонусы будут?

Конечно! Вы можете скачать «Шаблон бизнес-процесса постановки задания с уведомлениями и контролем сроков». Импортируйте файл у себя в портале, адаптировав под свою ситуацию и свои процессы.

Цитата из курса по бизнес-процессам:

Внимание! Нельзя экспортировать шаблон процесса с одним типом документа в процесс с другим. Пример: экспортировать шаблон из CRM в Списки

Шаблон БП по ссылке предназначен для инфоблоков, экспортирован из процессов живой ленты, но подойдет и для списков.

БЛОГ
  • Все
  • Разработка
  • События
  • Новости
  • Seo
  • Интервью
  • Битрикс24