Санкт-Петербург
  • Санкт-Петербург
  • Москва
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 648-23-34

Сводная диаграмма Гантта с финансовыми данными

Планирование и контроль работы проектного офиса: сроки, критические точки, финансы

Назначение модуля
Руководители проектов и аккаунт-менеджеры видят свои проекты и данные по ним, а администраторы и привелигированные видят всё.
Настройки
Набор настроек: какого типа проекты попадают в сводную, откуда беруться данные по оплатам, как распределяются роли и права.
Модуль "Гантт+Финансы" для Маркетплейса 1С-Битрикс
  • О модуле
  • Проекты и этапы
  • Сроки
  • Финансы по проекту
  • Финансы по месяцу
  • Критические сроки

Назначие модуля

Иметь в единой коммуникационной платформе под руками инструментарий, который позволяет контролировать ситуацию по каждому проекту и в общей их массе - бесценно! Это инструмент для руководителей проектов и высшего руководства компании или её подразделения, где проектная работа - это важная её часть.

  • Следите за проектами и этапами, их сроками, и ответственными;
  • Планируйте загрузку производства, доходы с него, на полгода-год вперед;
  • Следите за дебиторкой;
  • Планируйте проекты, выявляйте и отмечайте критические точки, отслеживайте их приближение и прохождение.

Далее детально об интерфейсе.

Гантт+Финансы - Общий вид

Список проектов и этапов

Каждый пользователь, который имеет доступ к этому интерфейсу может настраивать его под себя:

  • Выставлять порядок проектов перетаскиванием;
  • Свернутость-развернутость каждого проекта запоминается;
  • Ширина каждой колонки и самой табличной части запоминается.

Цветовая индикация статусов этапов внутри проекта:

  • - В работе
  • - Завершен
  • - Либо Отложен, либо если с иконкой вопроса (?) - то это предварительный план, и сроки могут измениться
  • - Просрочен

Как и обычных задач здесь начало каждого последующего этапа может быть связана и зависеть от окончания предыдущего этапа.

Далее о контроле сроков.

Гантт+Финансы - Проекты

Контроль сроков

Есть сроки планируемые: планируемая дата начала и планируемая дата завершения, есть дедлайн и есть фактическая дата завершения.

Плановые сроки руководитель проекта может менять, но не дедлайн, который меняется только через процедуру согласования. Исходно и плановый срок завершения и дедлайн совпадают, но с течением времени могут расходится. Если планируем раньше сдать, то здесь вопросы редко возникают, а вот если позже - то здесь нужен особый контроль.

При заведении нового проекта и его этапов сроки могут быть не точные и уточняться на первых этапах. Для такого случая предусмотрен чек-бокс "Предварительный план" у задачи-этапа, который если установлен, то дедлайн можно менять вместе с плановыми сроками. Если плановый срок начала работ уже прошел, работы по плану начались, то установить чек-бокс "Предварительный план" уже не получится, чтобы сместить дедлайн (только через согласование).

Далее о контроле финансовой стороны ведения проектов.

Гантт+Финансы - Сроки

Финансы по проекту

Важно понимать когда какой этап по какому проекту планируется сдать и какие деньги после этого можно будет получить. Для контроля этого есть у этапа два поля:

  • Cумма - Тип "Деньги"
  • Оплаченная сумма - Тип "Деньги"

Исходно они скрытые, не доступны для редактирования пользователями, и заполняются автоматически по связкам из счетов CRM. Но если счета в CRM Битрикс24 у вас не используются, то можно сделать эти поля достпными для редактирования руководителям проектов.

Если этап сдан, то "Неоплаченная сумма" выделяется красным и будет выделена так до тех пор, пока не уменьшится до нуля.

Далее о помесячном планировании финансов.

Гантт+Финансы - Финансы по проекту

Помесячное финансовое планирование

Очень важно в проектной деятельности планировать загрузку производства, важно знать как текущую нагрузку, так и на две недели вперед, на месяц. А если система позволяет планировать как загрузку, так и доход с производства на полгода-год вперед, то это позволяет не только стратегически мыслить, но и выбирать тактику: прогнуться где-то по цене, чтобы взять проект в условиях недозагрузки, или брать проект и знать, что нужно привлекать дополнительные человеческие ресурсы на него.

Планируйте доходы с производства более эффективно!

Далее о тонком планировании проекта и контроле.

Гантт+Финансы - Финансы по месяцу

Планирование проекта, выявление критических точек

Важно на старте нового проекта хорошо продумать все детали и выявить критические точки на его этапах, без прохождения которых вовремя велика вероятность не завершить этап вовремя и весь проект целиком.

Критическая точка - это задача, выполняемая внутри этапа, у которой есть свой дедлайн и признак, что она является критической.

На старте проекта всё может быть понятно и информацию о критических задачах можно держать в голове, но когда у руководителя проектов единовременно больше 10 проектов, каждый на 5-7 этапов, то следить за этим уже слоднее. А когда в компании 5-10 руководителей проектов, то общую картину и информацию о рисках держать в голове не возможно.

Благодаря системе специальных индикаций, флажков, по критическим точкам Вам будет проще следить за рисками в проектах.

  • - до дедлайна далеко
  • - до дедлайна 1-7 календарных дней
  • - до дедлайна 0-24 часа
  • - дедлайн прошли, а критическая задача не завершена или дата завершения больше даты дедлайна
  • - дедлайн прошли вовремя, дата завершения меньше даты дедлайна

Как минимум, хорошо планируя проект и выявляя на старте критические точки - Вы уже будете вооружены, а если можно вывести это всё на одной странице по десяткам проектов, то управлять рисками ставится намного проще.

Гантт+Финансы - Критические моменты
Настройки модуля

Возможности настройки модуля под себя

Самое важное - это настройка параметров отбора задач, которые будут выводиться в интерфейсе. Единственный заложенный принцип в модуль, который не изменить - это то, что отбираются задачи первого и второго уровня.

При установке модуль предложит создать свойство у задачи "Тип задач", по значениям которого будут отбираться задачи. Вместе с этим свойством будет создан "Справочник типовых задач" и по умолчанию задачи типа "Backlog" будут отбираться для вывода в интерфейсе этого модуля. В дальнейшем можно будет создать дополнительные типы задач и несоклько из них выбрать для вывода в интерфейсе модуля. Также модуль при установке создаст свойства:

  • Cумма - Тип "Деньги", скрытое
  • Оплаченная сумма - Тип "Деньги", скрытое
  • Предварительный план - Да/Нет
  • Критическая задача
  • Скрыть в PMO - Да/Нет

Помимо типов задач можно настроить отбор по типам проектов: клиентские, внутренние, управление, ...

Для управления правами доступа к интерфейсу данного модуля предназначены следующие настройки:

  • Группа пользователей с доступом к данным по всем проектам
  • Подразделения, сотрудники которых имеют доступ к своим проектам (которые одновременно являются либо постановщиками, либо ответственными по отобранным задачам этих проектов).
  • Поле задачи, в котором хранится общая сумма по этапу
  • Поле задачи, в котором хранится оплаченная сумма по этапу
  • Поле задачи, в котором хранится булево значение "Предварительный план"
  • Поле задачи, в котором хранится булево значение "Критическая задача"
  • Поле задачи, в котором хранится булево значение "Скрыть в PMO"
Гантт+Финансы - Настройки
Как мы работаем

Что будет с момента как вы нам позвоните?

  • Мы тепло вас встретим, дадим консультацию по использованию портала для их решения, для автоматизации деятельности, основных болевых точек
  • Проведем презентацию вам на демонстрационной версии работу портала в целом и те места, которые вас больше всего интересуют. По желанию предоставим видеозапись, чтобы вы могли обсудить решения с вашими коллегами.
  • Рассчитаем предварительную стоимость. Факторы, влияющие на дальнейшие шаги и стоимость:
    • Есть ли в компании Битрикс24?
    • Количество сотрудников компании или пользователей системы
    • читать дальше
Мы подготовили для вас подробную дорожную карту идеального внедрения с чек-листом в формате плаката.

Истории успешных внедрений

Решения, которые мы предлагаем, выработаны из большого опыта использования и доработок своего портала на Битрикс24 и на основе клиентских проектов.

Остались вопросы?

Мы готовы проконсультировать вас в удобное время по телефону.

Ваше имя
Номер телефона
Вводите телефон в любом удобном формате
Ваш E-mail
Введите текст сообщения
Введите символы с картинки*