Санкт-Петербург
  • Санкт-Петербург
  • Москва
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 648-23-34
Бронирование рабочих мест и автоматизация других бизнес процессов компании Луис+

Бронирование рабочих мест
и автоматизация других бизнес процессов
компании Луис+

ЛУИС+ — крупнейший в России поставщик, специализирующийся на оборудовании комплексных систем безопасности. Компания заботится о безопасности человека и производственных процессов, используя современные технологии.

Задача

При переходе на гибридный формат работы компании Луис+ удалось сократить количество рабочих мест в офисе, сохранив прежнюю численность сотрудников. Это стало возможным благодаря организации коворкингов внутри офиса и доработкам корпоративного портала, которые были направлены на комфортную работу в новых условиях.

Главная задача проекта — разработать для своих сотрудников удобный сервис для бронирования рабочих мест и доработать корпоративный портал необходимыми бизнес-процессами.



Итог

Компания получила удобный корпоративный портал, который быстро адаптировался под новую ковидную реальность. Теперь сотрудники без проблем могут занимать рабочие места в офисе, что исключает конфликтные ситуации внутри команды.

Также команда Луис+ получила набор очень важных и нужных бизнес-процессов: заявки в службы, быстрый доступ к корпоративным сервисам, прием на работу и т.д. Такие улучшения помогают компании поддерживать качественный сервис для своих сотрудников.


Бронирование рабочих мест в офисе

При переходе на гибридный формат работы компании Луис+ удалось сократить количество рабочих мест в офисе, сохранив прежнюю численность сотрудников. Это стало возможным благодаря организации коворкингов внутри офиса и доработкам корпоративного портала, которые были направлены на комфортную работу в новых условиях.

В таком случае важно обеспечить сотрудников удобным и стабильным сервисом, в котором можно бронировать себе место для работы или переговорную для встречи. Для этого нами был разработан модуль Бронирования рабочих мест для коробочной версии Битрикс24.

Бонусы

Как происходит бронирование места?

Сначала в модуле “Бронирование рабочих мест” сотрудник выбирает свой офис, этаж и кабинет из списка.

После этого сотруднику показывается подробная схема выбранного кабинета, на которой отображены столы, стационарные компьютеры и места без оборудования.

Доска почета

Справа от схемы показан календарь бронирования, из которого можно понять, какие места и в какие даты свободны.

Доска почета

После выбора места, сотруднику предлагается обозначить промежуток времени, когда он будет работать за ним — можно выбрать как весь рабочий день, так и пару часов.

Также сотруднику предоставляется подробная схема, как пройти в этот кабинет от главного входа в офис — новенькие коллеги точно не потеряются!

Доска почета

Обозначения в календаре бронирования:

  • Зеленый — место свободно весь день;
  • Оранжевый — место забронировано на несколько часов;
  • Красный — место занято весь день.

Система оптимизирует загрузку рабочих мест в кабинетах, в первую очередь предлагая сотрудникам места, занятые не весь рабочий день. Таким образом остается больше рабочих мест, которые другие коллеги могут занять на весь день.

Бонусы

Как бронировать переговорные?

Бронирование переговорных осуществляется по тому же принципу, что и бронирование рабочих мест.

Однако, для своих сотрудников компания обозначила небольшой регламент бронирования столов, компьютеров и переговорных в офисе:

Поэтапное погружение пользователя

1 человек = 3 бронирования рабочего места в неделю

Поэтапное погружение пользователя

Определенные места жестко закреплены за сотрудниками, без возможности перебронирования

Поэтапное погружение пользователя

1 сотрудник = бронирование переговорной не более, чем на 3 часа (исключение - секретарь)

Заявки от сотрудников

Для удобства сотрудников компании Луис+ мы доработали страницу “Заявки в службы Луис+”.

Заявка на замену картриджа в принтере, заявление на отпуск или получение справки 2-НДФЛ теперь ставится в полуавтоматическом режиме.

Все самые частые бизнес-процессы выведены на одну страницу и сгруппированы по направлениям. Сотруднику выбирает нужный ему БП и заполняет краткую информацию, необходимую для выполнения задачи. После этого заявка направляется на ответственного менеджера в виде задачи.

Бонусы

Доступы к корпоративным системам

Все доступы к корпоративным системам собраны в одном месте — с данной страницы можно быстро перейти на нужную платформу, исключив этап поиска их в бесконечных закладках браузера.

Доска почета

Живая лента

Живую ленту мы доработали интерактивными баннерами, которые могут вести либо на страницу корпоративного портала, либо на сообщение в ленте. Таким образом мы обращаем внимание сотрудников на важные новости компании.

Доска почета

Поздравления в Битрикс24

Поздравить коллегу с днем рождения теперь можно в пару кликов. В Живой ленте в блоке “Дни рождения” любой сотрудник может нажать кнопку “Поздравить” возле именинника.

После этого открывается форма поздравления, где можно написать свои пожелания — они направятся человеку в виде благодарности с тортиком.

Доска почета

Прием новых сотрудников

Чтобы не терять “связь” с коллегами и поддерживать рабочее комьюнити в тонусе, мы решили, что важно подробно рассказывать о новичках. Для этого в Живой ленте публикуются карточки новых сотрудников с фотографией, описанием беграунда и увлечениями нового человека.

Также из такой карточки сразу видно на какую должность он пришел в компанию.

Доска почета

Откуда появляется эта информация?

При приеме на работу новому сотруднику сразу ставится бизнес-процесс на заполнение карточки “О себе”:

Доска почета

Интерактивные подсказки

Компания Луис+ — крупная активно развивающаяся компания. Довольно часто в штат прибывают новые сотрудники. Чтобы облегчить жизнь HR-менеджера и ускорить адаптацию новичков, мы установили в корпоративный портал Луис+ модуль “Интерактивные подсказки”.

Доска почета

Заинтересовали наши решения?

Оставьте заявку на демонстрацию наших решений.

Цифры

600
часов весь проект
350
часов разработка
Команда

Куратор проекта:

Руководитель проекта:

Тимлид:

Аккаунт-менеджер:

Прототипирование:

Проектирование:

Багфиксинг:

У вас похожая задача?

Свяжитесь с нами для обсуждения решения

Другие проекты