Максимально быстро наладить оперативное и прозрачное движение информации внутри компании с помощью отечественного софта.
Масштабный проект по переходу заказчика на отечественный софт с автоматизацией бизнес-процессов, геймификацией, брендированием корпоративного портала был реализован в достаточно короткие сроки благодаря слаженной и проактивной работе обеих сторон.
Контекст о клиенте
Весной 2022 года финская компания по производству и обжарке кофе Paulig Group продала свой российский бизнес инвестору из Индии Викасу Сои. После ухода иностранной компании бизнес фактически «обнулился»: предыдущий собственник забрал с собой всю ИТ-инфраструктуру компании. Крупное производство и большая команда остались без системы внутренних коммуникаций, в том числе без интранета.
При этом руководство ставило перед командой амбициозные задачи – разработать конкурентоспособный ассортимент, занять солидную долю рынка и запустить ряд инновационных продуктовых платформ. Чтобы команда в нестабильных условиях внешней среды смогла реализовать поставленные задачи, было необходимо наладить оперативное и прозрачное движение информации внутри компании. Было принято решение о внедрении нового корпоративного портала.
Что нужно от системы?
Новый корпоративный портал должен был отвечать следующим требованиям:
- Обеспечить хранение и редактирование корпоративных документов и шаблонов с разными уровнями доступа, а также возможность делиться ссылками на файлы с внешними пользователями.
- Быть масштабируемым в части пользователей, функционала и серверных мощностей.
- Иметь возможность кастомизации: у компании была потребность в интеграции корпоративного портала с программой 1С:ЗУП и редиректа на образовательную онлайн-платформу Eduson.
- Быть доступным со смартфона.
Кроме того, портал должен был помочь HR решить ряд конкретных задач:
- В режиме «здесь и сейчас» управлять изменениями, предоставлять сотрудникам возможность принимать решения с опорой на данные.
- Наладить получение обратной связи от коллег, в том числе анонимной, для оперативного совершенствования процессов управления компанией.
- Разработать инструмент с помощью, которого согласовать цели компании с индивидуальными целями каждого сотрудника.
- Дополнительно мотивировать сотрудников на достижение амбициозных планов компании.
- Сократить временные затраты на решение организационных вопросов, чтобы сотрудники могли максимум своего рабочего времени уделять достижению бизнес-результатов.
Под эти требования оптимально подошёл корпоративный портал на Битрикс24 в связке с решениями Улья «Главная страница», «Брендирование Битрикс24», «База знаний», «Управление целями 2.0», «HelpDesk», «Статистика использования портала», «Опросы», «Интерактивные подсказки», «Массовая настройка уведомлений», «Фото- и видеогалерея», «Геймификация».
Решаем вопрос информированности персонала
Первоочередной задачей Poetti было создание у сотрудников ощущения стабильного движения компании к своим целям. Для этого HR оперативно и адресно информирует сотрудников о происходящих в компании и отрасли изменениях с помощью функционала модуля «Улей: Главная страница».
В центральной части страницы отображаются блоки, которые дают максимум информации о коммуникационной среде компании: баннер, новости компании, интервью и мнения, заявки и обращения, номинанты Вилби, кадровые изменения, фотоальбом и видеоальбом, живая лента.
Для распространения информации о происходящих изменениях в отрасли Poetti использует формат дайджестов. Под эту потребность на корпоративном портале был переименован стандартный блок «Новости СМИ».
В блоке «Заявки и обращения» собраны полезные для сотрудника ссылки на сервисы как внутри корпоративного портала, так и на внешние системы (Eduson, КЭДО), а также ссылки на рабочие группы и страницы в социальных сетях.
4К – название мотивационной программы Poetti. В рамках программы существует четыре категории: leadership, innovation, opportunity, nobility. Отличившемуся в одной из категорий сотруднику начисляются баллы, которые он может потратить в корпоративном онлайн-магазине или копить.
Стандартный блок «Битрикс24» пришлось серьёзно переработать под потребности компании: каждое кадровое изменение подробно анонсируется. В карточку сотрудника вносится название должности, контактные данные, указывается непосредственный руководитель и бизнес-партнёр по персоналу, а также информация об образовании и опыте работы.
Для реализации открытой корпоративной политики в корпоративный портал интегрировали форму обратной связи – Speak-Up. Оставить сообщение можно анонимно или от имени автора.
Портал был оформлен в фирменном стиле Poetti с помощью модуля «Улей: Брендирование Битрикс24». Помимо стандартного функционала модуля интересным решением стал блок, в котором отображается количество дней на предприятии без происшествий: у Poetti есть завод и важным фокусом операционной деятельности является безопасность – этот блок дополнительно мотивирует персонал соблюдать инструкции.
Мотивируем сотрудников
Мотивация персонала в Poetti базируется на системе управления эффективностью (4К) и геймификации.
Процесс управления эффективностью в Poetti основан на четырёх составляющих: (1) Ключевые показатели эффективности, (2) Команда, (3) Компетенции, (4) Культура, – 4К. Необходимо было интегрировать привычный для компании процесс в новый корпоративный портал. Командой Улья под эту потребность Poetti был переработан модуль «Управление целями 2.0».
Важную роль в мотивации персонала Poetti играет внутренняя валюта – Вилби коины. Сотрудник может «заработать» Вилби коины и потратить их в Вилби Маркете. В зависимости от количества Вилби коинов на счету сотрудника меняется его грейд. В компании разработали креативные названия для каждого уровня с учётом особенности бизнеса: расти можно от ароматного эспрессо до лавандового рафа. Задача была реализована с помощью модуля Улья «Геймификация».
Автоматизируем бизнес-процессы
Оставался вопрос с автоматизацией бизнес-процессов: компания хотела сократить временные затраты сотрудников на оформление и согласование документов – сохранить тот комфорт, который предоставлял предыдущий корпоративный портал компании. Для этого команда Улья автоматизировала процесс оформления командировок.
Улей автоматизировал процесс оформления командировки и даже более, теперь при оформлении заявки сотруднику стали доступны дополнительные фичи: он может выбирать вид транспорта, страну, город отправления и сразу видеть временные изменения и суточные расходы.
Результаты
Главная цель Poetti достигнута – в компании создана комфортная информационная среда:
- Персонал оперативно и адресно получает информацию о происходящих в компании изменениях и может планировать рабочие активности с учётом изменившихся обстоятельств.
- Любой может оставить обратную связь своему коллеге, в том числе анонимно.
- Каждый в команде знает общие для бизнеса и свои индивидуальные цели и может приложить максимум усилий к их достижению.
- Сотрудники лично заинтересованы в высоких показателях бизнеса.
- К минимуму сведена бюрократия в процессе оформления командировок: процесс полностью автоматизирован.
Цифры
- 18.03.24
- состоялся запуск портала
- 7
- месяцев от первого контакта с клиентом до готового решения
- 65%
- и выше сотрудников компании ежедневно заходят на портал
Аккаунт-менеджер:
- Никита Андреев
Руководитель проекта:
- Анна Еременко
Руководитель отдела дизайна:
- Егор Батов
Разработчик-тимлид:
- Александр Змеевский
Системный администратор:
- Александр Азаренков
У вас похожая задача?
Свяжитесь с нами для обсуждения решения
