Санкт-Петербург
  • Санкт-Петербург
  • Москва
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 648-23-34

ВНЕДРЕНИЕ КОРПОРАТИВНОГО ПОРТАЛА БИТРИКС24

Автоматизируем бизнес-процессы, учим пользоваться порталом и делаем так, чтобы работа приносила радость

CRM или Битрикс24?
Люди не редко считают что это одно и тоже. Мы расскажем в чем отличие.
Наш подход
Мы проходили этот путь не раз, на компаниях разного размера и выработали лучшую методику.

Что такое CRM и чем отличается от Битрикс24

Не редко мы встречаемся с людьми, которые используют слова CRM и Битрикс24 как синонимы. Может это и не плохо, но для лучшего взаимопонимания разделим эти два понятия. CRM - это один из инструментов внутри Битрикс24, что и отличает этот продукт от большинства других CRM. Теперь подробнее.
CRM
CRM - это система управления взаимоотношениями с клиентами. Она позволяет вести учёт всех потенциальных и текущих клиентов, отслеживать работу менеджеров, генерировать и отправлять коммерческие предложения, контролировать оплаты. Есть мультиворонки под разные направления бизнеса.

Система обеспечивает удобные коммуникации с клиентами: телефония, мессенджеры, соцсети и через формы и чаты на сайте. Есть тесная интеграция с 1С и автоматизация ведения лидов и сделок, инструменты контроля и планирования.
Битрикс24
Под Битрикс24 мы понимаем корпоративный портал, в котором, помимо CRM, есть реализация важнейших функций для любой организации. Это корпоративное общение, хранение документов, совместная работа с файлами.

Он позволяет вести проектную работу, управлять задачами и сотрудниками в различных сферах бизнеса. Позволяет автоматизировать бизнес-процессы компании, организовать базу знаний, корпоративное обучение, проверку знаний и многое другое.
Не важно с каким запросом вы к нам придёте "Внедрить CRM" или "Внедрить корпоративный портал", или и то и другое одновременно - процесс внедрения будет одинаковый, только объем аналитики и проектирования будет отличатся в зависимости от первично озвученных задач. У нас выработана идеальная методика внедрения таких решений!

Если вы уже работаете в подобной системе

Если вы уже используете подобную систему, и даже если она намного менее функциональная чем Битрикс24 - это очень хорошо, так как это означает, что у вас уже сложился достаточно конкретный список запросов к новой системе - то, чего вам не хватает. Это позволит двигаться быстрее к моменту, когда вы сможете начать пользоваться новой системой, в которой воплощены все ваши запросы, или наиболее важные.

И даже если это не так, то не стоит расстраиваться - у нас отработана методика сбора требований и формирования четких запросов из нечетких пожеланий. Об этом ниже.

Наш подход, как мы внедряем

  • • Стратегическая сессия

    Для чего это и как проводится

    Проводится для проработки:
    1. Целей внедрения;
    2. Возможностей, которые может получить компания при внедрении;
    3. Задач;
    4. Проблем, которые нужно решить.

    Собирается исходный список вопросов для обсуждения от наиболее активных участников со стороны заказчика (если что, у нас есть "рыба"). Затем в режиме очных либо скайп встреч производится интервьюирование: обычно группами, но некоторые вопросы могут обсуждаться и индивидуально с их автором.


    • Вовлечение топ руководства

    Что если не привлечь топов?

    Сотрудники не будут пользоваться новой системой, если там нет руководства.

    Руководитель отдела продаж должен отслеживать макро-показатели по продажам и точечно углубляться в проблемные места. У него для этого должно быть настроено рабочее место в CRM: dashboard и отчеты. Тогда сотрудники будут понимать, что с них спрашивают в соответствии с данными, которые есть в CRM - у них будет стимул вести её.

    У руководителей других подразделений контроль исполнительности может осуществляться по dashboard-ам задач и соответствующих отчетов, по запущенным бизнес-процессам и просрочкам в них.


    • Формирование матрицы требований

    Матрица требований

    При проведении брифингов обычно выявляется много пожеланий, которые либо расходятся у разных интервьюверов, либо исходно отсутствовали, либо озвучивались в иной интерпретации. Их все необходимо собрать вместе и приоритезировать - какие-то более критичны для первичного запуска новой системы, какие-то менее, какие-то более затраты по реализации, какие-то менее.

    На основе матрицы требований принимается взвешенное коллегиальное решение.


    • Анализ бизнес процессов

    Как описываются выявленные процессы

    В процессе аналитики составляются схемы бизнес-процессов As Is, т.е. как они сейчас протекают в компании. Схемы могут быть в нотациях BPMN 2.0, но не обязательно, главное чтобы клиент их понимал и мог подтвердить что именно так они протекают (должны протекать, т.е. идеальный процесс). Эти схемы помогают всем участникам понимать друг друга в разрезе целей и требований, и возможно средств их достижения (однако это больше уже относится к шагу "Проектирование").

    В данную работу не входит консалтинг по улучшению бизнес-процессов и тем более их выстраивание, но на этапе проектирования мы конечно же предлагаем как лучше всего переложить процесс(ы) на систему, чтобы они были наиболее понятны и удобны сотрудникам, и контролируемы для руководства.

    Результат анализа БП AsIs (как есть)


    • Анализ коммуникаций

    Что это даёт

    Анализ коммуникаций коллег вне систем и регламентов, т.е. анализ запросов друг к другу. Например, одно из подразделений сообщает, что не получает ответы на запросы от других подразделений в срок или нужном объеме. Или большинство руководителей отмечает, что подчиненные не соблюдают договоренности о поручениях. Таким образом, анализ коммуникаций необходим как для горизонтальных (подчиненный - подчиненный), так и для вертикальных (подчиненный - руководитель) связей.


    • Анализ цифровых привычек

    Что это и что даёт

    Основная его задача - выявить, к каким устройствам, приложениям и онлайн-сервисам привыкли пользователи, что им в них нравится, какие детали наиболее приятны в использовании. Это важно при разработке интерфейса с ноля или при глубокой доработке. В целом анализ цифровых привычек проводится для адаптации интерфейса под определенные нужды клиента и помогает ускорить запуск портала.


    • Технический анализ

    Когда проводится

    Технический анализ проводится когда планируется интеграция Битрикс24 с какой-либо другой внешней системой (1С, Телефония, Сайт, AD, и т.п.). Чем больше систем и планируемых потоков обмена между ними, тем больше закладывается времени на этот анализ.

    Что является результатом

    В результате анализа составляется схема, на которой отражается:
    1. Системы, их версии / конфигурации / уровень кастомизации;
    2. Объекты систем, которые планируются к обмену;
    3. Потоки обмена, как минимум однонаправленный обмен или двунаправленный;
    4. Цветовая индикация состояния:
    4.1. Что уже есть и не требует изменений;
    4.2. Что есть, но требует изменений;
    4.3. Чего нет и нужно разрабатывать;
    4.4. Что есть, но нужно удалить;
    5. Нюансы, комментарии, аннотации, ссылки на имеющуюся документацию.


    • Итоговый отчет и презентация

    Итоговый (сводный) отчет по проведенной аналитике содержит всю собранную выше, структурированную информацию, формулируется (переформулируется) цель проекта и производится презентация заинтересованным лицам Заказчика.


  • • Пользовательские сценарии

    Когда это нужно и что содержит

    Пользовательские сценарии обязательно нужны тогда, когда создаётся новая функциональность, которой исходно нет в системе (Битрикс24).

    Часто применяется визуальная поддержка в виде макетов интерфейсов, отражающих недостающий функционал.

    Выделяются роли, которые взаимодействуют с этим функционалом, и для каждой из них описываются триггеры (ситуация, при которой должен выполняться сценарий) и сами сценарии по шагам: что видит пользователь, что нажимает и какой шаг далее за этим следует, чем заканчивается.

    Также описываются права по ролям ко всем создаваемым сущностям во всех их статусах.


    • Моделирование процессов

    Как перекладываются выявленные процессы на систему

    В процессе проектирования составляется интерактивная карта (пример), которая помогает всем участникам понимать друг друга как процесс будет реализовываться в системе, какие и где будут запрашиваться данные для заполнения полей БП, будут ли использоваться для реализации БП сами БП как сущность в Битрикс24, или в каких-то местах они не будут обеспечивать удобство и нужен "кастомный интерфейс", ну и вообще какие сущности будут использоваться для автоматизации каждого из процесса: лиды, сделки, компании, контакты, универсальные списки, инфоблоки, hl-блоки, кастомные сущности. Расширенное описание полей сущностей производится в Программной архитектуре (ниже).

    Интерактивная карта по результатам проектирования


    • Программная архитектура

    Что отражает

    Какие сущности будут использоваться для реализации той или иной функциональности, описанного выше бизнес-процесса или его части, какие у неё будут поля и какого типа, взаимосвязи между сущностями, параметры полей (обязательность, множественность, кем и когда заполняется, кто и когда может редактировать).


    • Системная архитектура

    Что отражает и когда она нужна

    Системная архитектура нужна там, где планируется обмен данными между разными системами проекта. Она отражает сами системы, объекты и их свойства/поля, которыми они обмениваются. Система может отражать триггеры/события при которых происходит обмен, а также способ доставки данных.

    Пример системной архитектуры при интеграции Битрикс24


    • Техническое задание

    Что содержит

    1. Цель, которая может еще доформулироваться;
    2. Все что выше получено на этапе проектирования;
    3. Требования к сдаче/приемке (включая процедуру и формат передачи результата работ);
    4. Требования к контролю кода и разработке;
    5. Иные требования.


    • Презентация

    Производится презентация заинтересованным лицам Заказчика. Также обновляются и согласовываются изменения в матрице требований.


  • • Разворачивание BitrixVM
    • Настройка портов и серверных служб
    • Разворачивание Битрикс24
    • Внутренние проверки и настройки
    • SSL / HTTPS / Push'n'pull
    • Настройка резервного копирования
  • • Заведение полей, настройка карточек CRM
    • Настройка роботов и триггеров
    • Настройка БП в Живой ленте, CRM, Задачах, RPA
    • Разработка недостающего функционала
    • Стилизация портала под корп.стиль
  • • 1С УТ/КА/УНФ: товары, заказы, контрагенты
    • 1С ЗУП: оргструктура, сотрудники, отсутствия, перемещения
    • Active Directory: сотрудники, источник внешней авторизации
    • Сайты / Мессенджеры / Соцсети
    • Телефония
    • Почта
    • Сквозная аналитика
    • и другие системы
  • Необходимо обязательно настроить инструменты аналитики и статистики , которые при запуске нового инструмента показывают насколько успешно он внедряется.

    Что отражает и зачем это нужно

    Как понять, успешно ли внедрён портал, когда в компании 500, 5000, или 50000 сотрудников и для всех них тратятся ресурсы на внедрение такого единого информационного пространства?
    Здесь нужны не ощущения, а реальные метрики по активности сотрудников в портале и "Пульс компании" не даёт столь глубокую аналитику, так как не выявляет причины.

    Сводная статистика по порталу Битрикс24

  • Формируется и обучается команда людей, наиболее заинтересованных во внедрении нового инструмента, готовых всесторонне поддержать идею внедрения корпоративного портала.
    Модераторы отвечают за наполнение портала актуальной информацией.
    Агенты изменений получают инструкцию по ежедневным действиям и постепенно привлекают к пользованию порталом остальных сотрудников.
  • При запуске портала важно поддерживать его рекомендациями по использованию, различными подсказками, написанными простым языком, реализовать всплывающие подсказки в нужных местах для упрощения навигации в портале.
  • Для сбора обратной связи формируется активная группа (желательно отобрать по 1-2 сотрудника из каждого подразделения). На основе обратной связи формируются рекомендации по улучшению пользовательского опыта. Наиболее критичные отрабатываются перед запуском.
  • Два тренинга:
    1. Функциональный (система, её архитектура, функционал и т.д.)
    2. Стратегическая сессия - основная часть обучения директоров. Разбор основных практик использования инструмента, для чего он нужен, как поднимет эффективность, как происходит процесс внедрения и т.д.
  • Информирование каждого сотрудника о запуске портала (его преимущества и зачем он нужен и т.д.).

    Что значит "Запуск"

    1. E-mail и SMS рассылка;
    2. Видеоролик с речью руководителя компании о смысле внедрения, плюcах нового инструмента и как это упростит коммуникацию сотрудников компании;
    3. Оффлайн-информирование. Плакаты в рабочем пространстве с сообщением о внедрении корпоративного портала. Например: "В нашем корпоративном портале есть бесплатная библиотека", т.е. информирование о конкретных инструментах / возможностях портала;
    4. Собрание сотрудников руководством для информирования о внедрении корпоративного портала и работе с ним.


Битрикс24 – это ядро компании. Просто используйте его каждый день и требуйте от него решения ваших задач.
Он справится.
Коммуникации, управление процессами, работа с клиентами, информационная платформа – все это при правильно организованной работе, многократно увеличивает эффективность сотрудников.
Мы сами используем систему c 2011 года и постоянно расширяем ее возможности. Поэтому при внедрении хорошо понимаем, что потребуется компании от Битрикс24 через полгода или год.
e7a960c299042dba379cbfa818e6b565.png
Андрей Фомичев
Генеральный директор компании Улей

Наши клиенты

Digital-агентство Улей с 2011 года занимается внедрением и настройкой коробочных и облачных версий сервиса, получив соответствующие компетенции от компании 1С-Битрикс.

Закажите звонок, чтобы проконсультироваться
или узнать больше о нашем опыте и наших услугах

Топ-100 веб-студий Санкт-Петербурга
Топ-20 рекомендованных разработчиков в Санкт-Петербурге
Топ-20 разработчиков
Ваше имя
Номер телефона
Вводите телефон в любом удобном формате
Ваш E-mail
Введите текст сообщения
Введите символы с картинки*