Сводная диаграмма Ганта с финансовыми данными

Список проектов и этапов

Каждый пользователь, который имеет доступ к этому интерфейсу может настраивать его под себя:

• Выставлять порядок проектов перетаскиванием;
• Свернутость-развернутость каждого проекта запоминается;
• Ширина каждой колонки и самой табличной части запоминается.

Цветовая индикация статусов этапов внутри проекта:

• - В работе;
• - Завершен;
• - Отложен, но если с иконкой вопроса (?) - то это "Предварительный план", и это означает, что сроки могут измениться;
• - Просрочен

Как и у обычных задач здесь начало каждого последующего этапа может быть связана и зависеть от окончания предыдущего этапа.

Далее о контроле сроков.

Контроль сроков

Есть сроки планируемые: планируемая дата начала (начало) и планируемая дата завершения (план), время (разница между плановыми завершением и началом в календарных днях), есть дедлайн и задержка.

Плановые сроки руководитель проекта может менять, но не дедлайн, который меняется только через процедуру согласования. Исходно и плановый срок завершения и дедлайн совпадают, но с течением времени могут расходится. Если планируем раньше сдать, то здесь вопросы редко возникают, а вот если позже - то здесь нужен особый контроль.

При заведении нового проекта и его этапов сроки могут быть не точные и уточняться на первых этапах. Для такого случая предусмотрен чек-бокс "Предварительный план" у задачи-этапа, который если установлен, то дедлайн можно менять вместе с плановыми сроками. Если плановый срок начала работ уже прошел, работы по плану начались, то установить чек-бокс "Предварительный план" уже не получится, чтобы сместить дедлайн (только через согласование).

Далее о контроле финансовой стороны ведения проектов.

Финансы по проекту

Важно понимать когда какой этап по какому проекту планируется сдать и какие деньги после этого можно будет получить. Для контроля этого есть у этапа два поля:

• Сумма - Тип "Деньги"
• Оплаченная сумма - Тип "Деньги"

Исходно они скрытые, не доступны для редактирования пользователями, и заполняются автоматически по связкам из счетов CRM. Но если счета в CRM Битрикс24 у вас не используются, то можно сделать эти поля достпными для редактирования руководителям проектов.

Если этап сдан, то "Неоплаченная сумма" выделяется красным и будет выделена так до тех пор, пока не уменьшится до нуля.

Далее о помесячном планировании финансов.

Помесячное финансовое планирование

Очень важно в проектной деятельности планировать загрузку производства, важно знать как текущую нагрузку, так и на две недели вперед, на месяц. А если система позволяет планировать как загрузку, так и доход с производства на полгода-год вперед, то это позволяет не только стратегически мыслить, но и выбирать тактику: прогнуться где-то по цене, чтобы взять проект в условиях недозагрузки, или брать проект и знать, что нужно привлекать дополнительные человеческие ресурсы на него.

Планируйте доходы с производства более эффективно!

Далее о тонком планировании проекта и контроле.

Планирование проекта, выявление критических точек

Важно на старте нового проекта хорошо продумать все детали и выявить критические точки на его этапах, без прохождения которых вовремя велика вероятность не завершить этап вовремя и весь проект целиком.

Критическая точка - это задача, выполняемая внутри этапа, у которой есть свой дедлайн и признак, что она является критической.

На старте проекта всё может быть понятно и информацию о критических задачах можно держать в голове, но когда у руководителя проектов единовременно больше 10, каждый на 5-7 этапов, то следить за этим уже сложнее. А когда в компании 5-10 руководителей проектов, то общую картину и информацию о рисках держать в голове уже не возможно.

Благодаря системе специальных индикаций, флажков, по критическим точкам Вам будет проще следить за рисками в проектах.

• - до дедлайна далеко
• - до дедлайна 1-7 календарных дней
• - до дедлайна 0-24 часа
• - дедлайн прошли, а критическая задача не завершена или дата завершения больше даты дедлайна
• - дедлайн прошли вовремя, дата завершения меньше даты дедлайна

Как минимум, хорошо планируя проект и выявляя на старте критические точки - Вы уже будете вооружены, а если можно вывести это всё на одной странице по десяткам проектов, то управлять рисками ставится намного проще.