Санкт-Петербург
  • Санкт-Петербург
  • Москва
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 648-23-34
Улей - Система контроля и ведения проектов

Управление долгосрочными проектами

Итерационность

Типизация

Рентабельность

Внедряем другим корпоративные порталы, университеты и CRM-системы на базе Битрикс24.
Сближаем людей внутри компании и ускоряем внутренние процессы.
Помогаем бизнесу заботиться о своих клиентах и сотрудниках, делаем бизнес более прозрачным.

При этом автоматизируем свои процессы и делимся своими наработками.

О нас

Задача
Какую проблему имели:

Вы пробовали вести задачи в долгосрочном проекте в том свободном режиме, какой предлагает Битрикс24? Мы пробовали, и имели следующее:

  • У каждого руководителя проекта своя манера манера и логика как вести и группировать задачи - вновь входящему участнику проекта в этом не разобраться;
  • Через три месяца в проекте 100-200 задач, по названиям которых не понятно о чём они, в затянувшихся по 200 комментариев, и их суть давно не сходится с описанием задачи;
  • Не возможно понять, мы вчера вышли из рентабельности или уже три месяца назад;
  • Просто бардак!
Чего хотели:
  • Иметь возможность вести проект по этапам, т.е. итерациями;
  • Нужна типизация задач: иметь возможность автоматического заполнения (или дополнения) названий, описаний, чек-листов по каждому типу, привязку инструкций, доступов, ответственных, выделенного времени и т.д.;
  • Нужен dashboard по рентабельности каждого проекта и общий по всем активным проектам;
  • Исключить бардак!
Итог

Разработали, используем уже более 3 лет и продолжаем улучшать - систему для автоматизированного ведения задач в проекте, учитывающий все пожелания, что были выше, и даже больше, и теперь предлагаем его использовать другим командам и компаниям, где проектная деятельность и ценность быстрых внутренних коммуникаций - это фундамент.

О разработанной системе

Система основана на связке сделок и рабочих групп / проектов, на циклическом/поэтапном запуске шаблонных/типизированных задач. Справочник типовых задач (шаблоны) разбит на категории, в соответствии с типами сделок, и ведётся этот справочник ответственными за соответствующую услугу / направление деятельности.

Раздел справочника соответствует типу сделки, а внутрилежащие типы задач - это возможные проводимые работы по данному типу сделки. В шаблоне типовой задачи можно задать: типовой набор пунктов чек-листа, типовое описание, исполнителя по умолчанию, трудозатраты (в часах), инструкции, какие типы задачи могут выполняться после этого типа, и ряд других настроек.

  • Список категорий (типов сделок)
  • Список типов задач в категории
  • Типовая задача (шаблон задачи)
Список категорий (типов сделок)
Список типов задач в категории
Типовая задача (шаблон задачи)

Справочник типовых задач

Планировать и вести backlog проекта, быстрый запуск новых задач по итерации и принятие выполненных задач.
Контролировать рентабельность проекта, ...

Сделка - источник настроек по проекту

Однотипная и понятная структура задач в проекте: благодаря однотипности структуры легче разбираться в проекте (его прошлом и настоящем, и ближайшем будущем) который находится не первый месяц в работе и по нему не одна сотня задач.
Облегченный контроль: не нужно видеть все задачи, нужно видеть только задачу-этап и ее чек-лист, который соответствует списку задач запущенных в данном этапе. При закрытии задачи закрывается и соответствующий ему пункт чек-листа в задаче-этапе.
Все задачи типизированы: связаны с типом услуги и с типом задачи - таким образом мы сможем отслеживать доходы с каких услуг какие виды расходов генерируют.

Запуск этапов (итераций) в проекте

Этапы постановки:

  1. При заключении договора Аккаунт-менеджер закрывает сделку (переводит в последний положительный статус) и запускает по ней бизнес-процесс "Создание группы проекта ", который ставит ему задание бизнес-процесса "Указать проект-менеджера и/или домен"

    При выполнении которого (т.е. в форме задания АМ указывает данные по проекту) создается группа соцсети и ПМ/Маркетолог назначается ее модератором.


  2. Затем АМ-у нужно запустить из этой же сделки бизнес-процесс "Итерационный запуск задач".

    Ставится задание ПМ-у/Маркетологу на запуск первого этапа, где нужно указать его название дату окончания и чек-лист/набор задач.

  3. Чек-лист/Набор задач должны быть указаны в определенном формате: TYPENAMEHOURS, т.е. три колонки данных разбитых символом табуляции. Если копировать эти три колонки с листа MS Excel, то список задач вставится в нужном формате.


Запуск задач в этапе

При наступлении срока окончания запущенного этапа Проект-менеджеру/Маркетологу приходит уведомление об этом в следующем виде (ниже) и ему необходимо разобраться с незакрытыми задачами в текущем этапе, закрыть его и при необходимости продолжения работ самостоятельно запустить тот же бизнес-процесс "Итерационный запуск задач".

Подошел срок окончания текущего спринта/этапа "<Название этапа>" по проекту , необходимо проверить и закрыть запущенные в нем задачи. При необходимости продолжения работ по проекту необходимо запустить новый бизнес-процесс "Итерационный запуск задач" из сделки название сделки (смотрите внизу формы).

Разбитие на подзадачи

Логика постановки задачи

Инструмент доработан до возможности добавления задач в текущий спринт через быстрый запуск задач (есть такой инструмент в группе над списком задач), а также через добавление подзадач к типовым задачам второго уровня. В обоих случаях название задачи будет сформировано по тем правилам что заложены и в бизнес-процессе, будут добавлены необходимые привязки задачи к типу задачи и типу сделки, а в текущем спринте (задачи-этапе backlog-а) будет добавлен пункт чек-листа, связанный с этой задачей.

Пояснения:

  1. если задача заводится используя инструмент показанный на изображении выше, то обязательно должен быть указан символ типа задачи;


  2. если задача заводится как подзадача у корневой задачи (типовой задачи), то указывать символ типа не нужно, и он и часы будут в имени задачи вырезаны (проигнорированы), так как в этом случае и тип задаче известен (по привязке к родительской задаче) и форма используется подробная, где и часы и остальные данные могут быть указаны в соответствующих полях;

Нюансы

все параметры задачи (запланированное время исполнения, описание, сложность) при постановки ее через 1-ый способ (быстрая постановка задач над списком задач проекта) подтягиваются из справочника типовых задач (но не перебивают значения, если таковые введены в форме), за исключением одного - чек-листа (думаю вопрос временный и будет решен позже);
постановщиком задачи всегда будет являться тот, кто указан в качестве исполнителя в текущей задаче-этапе;
при постановке Аккаунт-менеджером задачи исполнителем также автоматом становится ПМ/Маркетолог (кого бы он не указал);
срок начала выполнения задачи - устанавливается текущее время;
срок окончания выполнения задачи - подтягивается из задачи-этапа, но если установлен deadline, то равен ему.

Рентабельность проекта

Запуск с любого этапа

  1. Необходимо запустить все тот же бизнес-процесс "Итерационный запуск задач", который создаст корневую задачу-backlog в которой должны находиться подзадачи-этапы. Так как подзадач там еще нет, то будет предложены номер нового этапа "1" и название "Этап 1". Их необходимо отредактировать в соответствии с тем какой этап необходимо запустить, например "3" и "Этап 3", как показано на скрине ниже. В итоге создастся задача-этап с заданными настройками с чек-листом и соответствующими ему типовыми задачами с соответствующей нумерацией


  2. Далее нужно создать вручную недостающие подзадачи-этапы, для того чтобы при следующей итерации был автоматически произведен верный подсчет номера нового этапа (количество этапов равно количеству подзадач у корневой задачи backlog-а).

    Созданные подзадачи этапы обязательно нужно закрыть, чтобы бизнес-процесс посчитал их как завершенные этапы.

Запуск с нужной даты

  1. В бизнес-процессе добавлено поле "Дата начала нового спринта" необязательное для заполнения. Если не заполнить то задачи ставятся с началом исполнения от текущего времени. Если заполнить, например указать со следующего понедельника, то задачи будут поставлены с началом 9 утра указанного дня

    Таким образом можно планировать задачи будущих этапов.

Дополнительный запуск задач

  1. При необходимости запуска дополнительных задач в рамках текущего (а не нового этапа) Проект-менеджер/Маркетолог запускает из сделки тот же бизнес-процесс "Итерационный запуск задач", в задании которого в последнем поле "Добавить задачи в текущий спринт" необходимо указать "Да".




Ведение затрат в задачах

  1. Добавлена возможность ведения второй колонки затрат в задачах.


  2. В первой колонке указываются реальные затраты исполнителей. Вторая колонка затрат предназначена для указания скорректированного времени, которое должен оплатить клиент, оно может отличаться от первой колонки как в большую так и в меньшую сторону.


  3. Следующим этапом предстоит подмена соответствующих цифр в выгружаемых в excel отчетах и в разделе Рентабельность.

Согласование и детализация

  • Функционал ведения скорректированного времени теперь доступен не только для Администраторов портала, но и для Проект-менеджеров, Маркетологов и Teamlead'ов;

  • У каждой записи скорректированного времени появился статус: новое, согласовано, отклонено;

  • В шапке таблицы затрат (в самой вкладке) показывается скорректированное время только с учетом согласованных записей и добавляется фраза "Есть несогласованное время" при наличии такового;

  • Корректировать записи скорректированного времени можно только если они свои и в статусе "новое";

  • Занесенные записи проходят короткую (пока что) процедуру согласования;

  • Все согласованные корректировки времени учитываются на странице рентабельности проекта (для сотрудников скорректированное время не влияет, влияет только при учете статей расхода и затраченного времени по ним);

  • Внизу страницы рентабельности проекта появилась таблица с детализацией по скорректированному времени;

Скорректированное время выводится в следующей детализированной таблице.




Справочник и инструкции

  1. Добавлена возможность прикреплять в справочник к типовым задачам инструкции и регламенты в соответствии с которыми нужно выполнять задачи соответствующего типа


  2. Данные файлы выводятся в сайдбаре задач соответствующего типа


  3. Это первый шаг на пути к тому чтобы регламентировать наши работы, чтобы лучшие и верные пути решения типовых задач попадали в эти инструкции и исполнители использовали их.

Исполнители

В сделках свойство "Исполнители по умолчанию" переименовано в "Типы задач, исполнители, часы" и добавлена колонка "Расчетное время, часы"

На основе колонки "Расчетное время, часы", планируется добавить на страницу рентабельности проекта соответствующие цифры и индикаторы, а также вывести соответствующие показатели в список проектов, и в дальнейшем привязать к этому уведомления и т.п.

Быстрый запуск задач

Появилась возможность более удобного запуска этапов и списка задач.



Новые этапы запускаются из корневой задачи backlog-а:

В окне запуска этапа помимо параметров которые были доступны и через бизнес-процесс сделки еще доступен выбор самой сделки (если их конечно несколько доступно по данному проекту по данному типу услуг).

В соответствии с выбранной сделкой (по умолчанию выбрана последняя) указываются основные ответственные, которые установлены в задаче-этапе в качестве постановщика и ответственного.

Список задач этапа запускается через диалоговое окно вызываемое в соответствующей задаче-этапе:

В данном диалоговом окне при выборе сделки (если доступно/заключено несколько по данному типу услуг) выводятся соответствующий домен и исполнители задач. Домен рекомендуется указывать в соответствии с тем на каком домене будут производиться работы. Т.е. даже если разрабатывается сайт для домена doctorslon.ru, но по данному списку задач работы будут проводиться на домене test.doctorslon.ru, то чтобы не вводить никого в заблуждение, а также спустя время чтобы было понятно где данная работа выполнялась - для этого и рекомендуется указывать реальный домен (если не основной, то технический).

В таблице типов задач и исполнителей строки кликабельны, и нажатие на строку приводит к добавлению соответствующей строки в список задач, с нужными табуляциями в три колонки, останется только откорректировать названия задач и время. Теперь нет необходимости помнить какие символы у каких типов задач по данному типу сделки, а также сразу видно кому улетит задача.

Номер текущего этапа высчитывается автоматически на основе имеющихся задач этапов в backloge данного проекта. Рекомендуется его менять только если количество этапов-задач не соответствует реальности и заранее не добавили "пустых" задач этапов.

Конвертации задач из INBOX-а

Диалоговое окно также доработано и выведены для выбора и сделка (если доступно несколько) и этап (если незакрытых этапа несколько). Возможность выбора этапа позволяет производить более гибкое планирование. По умолчанию выбирается последний этап.

Надеюсь, что данное нововведение позволит Вам тратить меньше времени на постановку задач и больше высвободит его на контроль их исполнения.

Отклик и удобное управление задачами (элементы управления)

В задачах появились две кнопки "Принять" и "Отклонить", они выводятся при следующих условиях:

  1. Если статус задачи "В ожидании";

  2. Если текущий пользователь = Ответственный;

  3. Если текущий пользователь НЕ = Постановщик;

  4. Если задача привязана к группе;

Далее условия применяются если группа = клиентский проект

  1. Если задача НЕ первого уровня

  2. Если задача НЕ в backlog-е (включая отчеты)

  3. Если постановщик = клиент, то нельзя отказаться (это еще не реализовано, планируется)

  4. Если задача привязана к группе;

  1. Если исполнитель нажал "Отклонить":
    Ответственный выбирает в появляющемся диалоге причину отклонения и добавляет свой комментарий, а в трудозатратах добавляется запись DECLINE: КОД_ОТКАЗА - Комментарий ответственного
    при этом "Комментарий ответственного" добавляется в виде комментария к задаче с упоминанием постановщика и ответственный у задачи сменяется на постановщика.

    Если нажал "Принять":
    В трудозатратах добавляется запись ACCEPT: Задача принята и у задачи свойство "Принята исполнителем" устанавливается в значение "Да"

Справочник

В справочнике типовых задач добавлено поле с вариантами отказа, их ответственным за направление нужно заполнить и пополнять в будущем:

Графики расходов

На странице рентабельности проекта переделан верхний график. Теперь он показывает эффективность, как соотношение оплаченных часов к затраченным в %, с разбивкой по статьям Разработка и Маркетинг.

Планы на будущее

Текст рыба, Однотипная и понятная структура задач в проекте: благодаря однотипности структуры легче разбираться в проекте (его прошлом и настоящем, и ближайшем будущем) который находится не первый месяц в работе и по нему не одна сотня задач.Облегченный контроль: не нужно видеть все задачи, нужно видеть только задачу-этап и ее чек-лист, который соответствует списку задач запущенных в данном этапе.

При закрытии задачи закрывается и соответствующий ему пункт чек-листа в задаче-этапе.Все задачи типизированы: связаны с типом услуги и с типом задачи - таким образом мы сможем отслеживать доходы с каких услуг какие виды расходов генерируют.

Цифры

1000+
часов
3
специалистов
100+
чашек кофе
Команда

Аналитик:

  • 1

Проект-менеджер:

  • 2

Тимлид:

  • 3

У вас похожая задача?

Свяжитесь с нами для обсуждения решения

Ваше имя
Номер телефона
Вводите телефон в любом удобном формате
Ваш E-mail
Введите текст сообщения
Введите символы с картинки*

Другие проекты

Ваше имя
Номер телефона
Вводите телефон в любом удобном формате
Ваш E-mail
Введите текст сообщения
Введите символы с картинки*