Внедряем другим корпоративные порталы, университеты и CRM-системы на базе Битрикс24.
Сближаем людей внутри компании и ускоряем внутренние процессы.
Помогаем бизнесу заботиться о своих клиентах и сотрудниках, делаем бизнес более прозрачным.
При этом автоматизируем свои процессы и делимся своими наработками.
Вы пробовали вести задачи в долгосрочном проекте в том свободном режиме, какой предлагает Битрикс24? Мы пробовали, и имели следующее:
- У каждого руководителя проекта своя манера манера и логика как вести и группировать задачи - вновь входящему участнику проекта в этом не разобраться;
- Через три месяца в проекте 100-200 задач, по названиям которых не понятно о чём они, в затянувшихся по 200 комментариев, и их суть давно не сходится с описанием задачи;
- Не возможно понять, мы вчера вышли из рентабельности или уже три месяца назад;
- Просто бардак!
- Иметь возможность вести проект по этапам, т.е. итерациями;
- Нужна типизация задач: иметь возможность автоматического заполнения (или дополнения) названий, описаний, чек-листов по каждому типу, привязку инструкций, доступов, ответственных, выделенного времени и т.д.;
- Нужен dashboard по рентабельности каждого проекта и общий по всем активным проектам;
- Исключить бардак!
Разработали, используем уже более 3 лет и продолжаем улучшать - систему для автоматизированного ведения задач в проекте, учитывающий все пожелания, что были выше, и даже больше, и теперь предлагаем его использовать другим командам и компаниям, где проектная деятельность и ценность быстрых внутренних коммуникаций - это фундамент.
О разработанной системе
Справочник типовых задач
Сделка - источник настроек по проекту
Запуск этапов (итераций) в проекте
Этапы постановки:
-
При заключении договора Аккаунт-менеджер закрывает сделку (переводит в последний положительный статус) и запускает по ней бизнес-процесс "Создание группы проекта ", который ставит ему задание бизнес-процесса "Указать проект-менеджера и/или домен"
При выполнении которого (т.е. в форме задания АМ указывает данные по проекту) создается группа соцсети и ПМ/Маркетолог назначается ее модератором.
-
Затем АМ-у нужно запустить из этой же сделки бизнес-процесс "Итерационный запуск задач".
Ставится задание ПМ-у/Маркетологу на запуск первого этапа, где нужно указать его название дату окончания и чек-лист/набор задач.
-
Чек-лист/Набор задач должны быть указаны в определенном формате: TYPENAMEHOURS, т.е. три колонки данных разбитых символом табуляции. Если копировать эти три колонки с листа MS Excel, то список задач вставится в нужном формате.
Запуск задач в этапе
Разбитие на подзадачи
Логика постановки задачи
Инструмент доработан до возможности добавления задач в текущий спринт через быстрый запуск задач (есть такой инструмент в группе над списком задач), а также через добавление подзадач к типовым задачам второго уровня. В обоих случаях название задачи будет сформировано по тем правилам что заложены и в бизнес-процессе, будут добавлены необходимые привязки задачи к типу задачи и типу сделки, а в текущем спринте (задачи-этапе backlog-а) будет добавлен пункт чек-листа, связанный с этой задачей.
Пояснения:
-
если задача заводится используя инструмент показанный на изображении выше, то обязательно должен быть указан символ типа задачи;
-
если задача заводится как подзадача у корневой задачи (типовой задачи), то указывать символ типа не нужно, и он и часы будут в имени задачи вырезаны (проигнорированы), так как в этом случае и тип задаче известен (по привязке к родительской задаче) и форма используется подробная, где и часы и остальные данные могут быть указаны в соответствующих полях;
Нюансы
Рентабельность проекта
Запуск с любого этапа
-
Необходимо запустить все тот же бизнес-процесс "Итерационный запуск задач", который создаст корневую задачу-backlog в которой должны находиться подзадачи-этапы. Так как подзадач там еще нет, то будет предложены номер нового этапа "1" и название "Этап 1". Их необходимо отредактировать в соответствии с тем какой этап необходимо запустить, например "3" и "Этап 3", как показано на скрине ниже. В итоге создастся задача-этап с заданными настройками с чек-листом и соответствующими ему типовыми задачами с соответствующей нумерацией
-
Далее нужно создать вручную недостающие подзадачи-этапы, для того чтобы при следующей итерации был автоматически произведен верный подсчет номера нового этапа (количество этапов равно количеству подзадач у корневой задачи backlog-а).
Созданные подзадачи этапы обязательно нужно закрыть, чтобы бизнес-процесс посчитал их как завершенные этапы.
Запуск с нужной даты
-
В бизнес-процессе добавлено поле "Дата начала нового спринта" необязательное для заполнения. Если не заполнить то задачи ставятся с началом исполнения от текущего времени. Если заполнить, например указать со следующего понедельника, то задачи будут поставлены с началом 9 утра указанного дня
Таким образом можно планировать задачи будущих этапов.
Дополнительный запуск задач
-
При необходимости запуска дополнительных задач в рамках текущего (а не нового этапа) Проект-менеджер/Маркетолог запускает из сделки тот же бизнес-процесс "Итерационный запуск задач", в задании которого в последнем поле "Добавить задачи в текущий спринт" необходимо указать "Да".
Ведение затрат в задачах
-
Добавлена возможность ведения второй колонки затрат в задачах.
-
В первой колонке указываются реальные затраты исполнителей. Вторая колонка затрат предназначена для указания скорректированного времени, которое должен оплатить клиент, оно может отличаться от первой колонки как в большую так и в меньшую сторону.
-
Следующим этапом предстоит подмена соответствующих цифр в выгружаемых в excel отчетах и в разделе Рентабельность.
Согласование и детализация
- Функционал ведения скорректированного времени теперь доступен не только для Администраторов портала, но и для Проект-менеджеров, Маркетологов и Teamlead'ов;
- У каждой записи скорректированного времени появился статус: новое, согласовано, отклонено;
- В шапке таблицы затрат (в самой вкладке) показывается скорректированное время только с учетом согласованных записей и добавляется фраза "Есть несогласованное время" при наличии такового;
- Корректировать записи скорректированного времени можно только если они свои и в статусе "новое";
- Занесенные записи проходят короткую (пока что) процедуру согласования;
- Все согласованные корректировки времени учитываются на странице рентабельности проекта (для сотрудников скорректированное время не влияет, влияет только при учете статей расхода и затраченного времени по ним);
- Внизу страницы рентабельности проекта появилась таблица с детализацией по скорректированному времени;
Скорректированное время выводится в следующей детализированной таблице.
Справочник и инструкции
-
Добавлена возможность прикреплять в справочник к типовым задачам инструкции и регламенты в соответствии с которыми нужно выполнять задачи соответствующего типа
-
Данные файлы выводятся в сайдбаре задач соответствующего типа
-
Это первый шаг на пути к тому чтобы регламентировать наши работы, чтобы лучшие и верные пути решения типовых задач попадали в эти инструкции и исполнители использовали их.
Исполнители
Быстрый запуск задач
Новые этапы запускаются из корневой задачи backlog-а:
В окне запуска этапа помимо параметров которые были доступны и через бизнес-процесс сделки еще доступен выбор самой сделки (если их конечно несколько доступно по данному проекту по данному типу услуг).
В соответствии с выбранной сделкой (по умолчанию выбрана последняя) указываются основные ответственные, которые установлены в задаче-этапе в качестве постановщика и ответственного.
Список задач этапа запускается через диалоговое окно вызываемое в соответствующей задаче-этапе:
В данном диалоговом окне при выборе сделки (если доступно/заключено несколько по данному типу услуг) выводятся соответствующий домен и исполнители задач. Домен рекомендуется указывать в соответствии с тем на каком домене будут производиться работы. Т.е. даже если разрабатывается сайт для домена doctorslon.ru, но по данному списку задач работы будут проводиться на домене test.doctorslon.ru, то чтобы не вводить никого в заблуждение, а также спустя время чтобы было понятно где данная работа выполнялась - для этого и рекомендуется указывать реальный домен (если не основной, то технический).
В таблице типов задач и исполнителей строки кликабельны, и нажатие на строку приводит к добавлению соответствующей строки в список задач, с нужными табуляциями в три колонки, останется только откорректировать названия задач и время. Теперь нет необходимости помнить какие символы у каких типов задач по данному типу сделки, а также сразу видно кому улетит задача.
Номер текущего этапа высчитывается автоматически на основе имеющихся задач этапов в backloge данного проекта. Рекомендуется его менять только если количество этапов-задач не соответствует реальности и заранее не добавили "пустых" задач этапов.
Конвертации задач из INBOX-а
Отклик и удобное управление задачами (элементы управления)
-
Если статус задачи "В ожидании";
-
Если текущий пользователь = Ответственный;
-
Если текущий пользователь НЕ = Постановщик;
-
Если задача привязана к группе;
-
Если задача НЕ первого уровня
-
Если задача НЕ в backlog-е (включая отчеты)
-
Если постановщик = клиент, то нельзя отказаться (это еще не реализовано, планируется)
-
Если задача привязана к группе;
-
Если исполнитель нажал "Отклонить":
Ответственный выбирает в появляющемся диалоге причину отклонения и добавляет свой комментарий, а в трудозатратах добавляется запись DECLINE: КОД_ОТКАЗА - Комментарий ответственного
при этом "Комментарий ответственного" добавляется в виде комментария к задаче с упоминанием постановщика и ответственный у задачи сменяется на постановщика.
Если нажал "Принять":
В трудозатратах добавляется запись ACCEPT: Задача принята и у задачи свойство "Принята исполнителем" устанавливается в значение "Да"
Справочник
Графики расходов
Планы на будущее
Цифры
- 1000+
- часов
- 3
- специалистов
- 100+
- чашек кофе
Аналитик:
- 1
Проект-менеджер:
- 2
Тимлид:
- 3
У вас похожая задача?
Свяжитесь с нами для обсуждения решения
